Tietosuojaseloste jäsenille

Tämä Tietosuojaseloste (jäljempänä ”Seloste”) kertoo, kuinka Artikla kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja jäsensuhteen hoitamisen, jäsenpalvelujen ja verkkosivun www.artikla.fi yhteydessä.

1. Rekisterinpitäjä

Sovellettavan tietosuojalain mukainen rekisterinpitäjä on Oikeustieteen ylioppilaiden yhdistys Artikla ry (jäljempänä ”Artikla”, ”me” ”meitä” tai ”meidän”). Artikla vastaa siitä, että henkilötietojasi käsitellään tätä Selostetta ja soveltuvia tietosuojalakeja noudattaen.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:

Oikeustieteen ylioppilaiden yhdistys Artikla ry
Y-tunnus: 0415888-4
Osoite: Yliopistonkatu 8, 96300 Rovaniemi

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa:

Hallituksen puheenjohtaja Nuutti Saramo
Osoite: Yliopistonkatu 8, 96300 Rovaniemi
Sähköposti: puheenjohtaja@artikla.fi

2. Henkilötietojen kerääminen

Henkilötietojasi voidaan kerätä eri tavoin. Pääsääntöisesti keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka
• olet antanut meille, kun olet yhteydessä meihin tai asioit kanssamme, esimerkiksi kun liityt jäseneksi, ilmoittaudut tapahtumiin, osallistut tilauksiin tai lähetät hakemuksia eri tehtäviin;
• syntyvät verkkosivulla vierailun yhteydessä tai lähetät verkkosivujemme kautta lomakkeita; ja
• saadaan muista lähteistä, soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa, kun olet hyväksynyt tietojesi luovuttamisen meille, esim. Suomen Lakimiesliitto.

Sinun ei ole pakko antaa meille henkilötietojasi, mutta mikäli päätät näin, emme mahdollisesti pysty tarjoamaan palveluitamme sinulle.

Keräämme ja käsittelemme esimerkiksi seuraavia henkilötietoryhmiä:
• perustiedot, kuten nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot (sähköpostiosoite, postiosoite ja puhelinnumero) sekä asiointikieli;
• jäsensuhteeseen liittyvät tiedot, kuten liittymispäivä, liittymismaksun maksaminen. opintojen aloitusvuosi ja Suomen Lakimiesliiton jäsenyyden jatkuminen valmistumisen jälkeen;
• jäsenyhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto sekä rekisteröityjen oikeuksia koskevat kirjaukset;
• luottamustehtävät Artiklassa sekä keskeisissä sidosryhmissä, kuten yliopiston hallintoelimissä, ylioppilaskunnassa, Suomen Lakimiesliitossa;
• verkkosivumme käytön yhteydessä kerätyt tiedot, esim. IP-osoite ja lokitiedot.
• muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamasi suostumuksen perusteella.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen toimintamme harjoittamista ja jäsensuhteen hoitamista varten.

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

1. Jäsensuhteen hoitaminen ja jäsenpalvelujen toteuttaminen

Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti jäsensuhteen hoitamista ja jäsenpalvelujen toteuttamista varten, mukaan lukien jäsenten edunvalvontaa varten. Henkilötietojen käsittely perustuu sinun ja meidän väliseen jäsensuhteeseen (sopimus).

2. Markkinointi

Voimme olla sinuun yhteydessä kertoaksemme sinulle jäseneduista ja tarjotaksemme sinulle jäsenyyteen liittyviä palveluita. Voimme käsitellä sinun henkilötietojasi myös markkinointitutkimuksia ja jäsenkyselyitä varten. Henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme tarjota tietoa osana palvelua ja markkinoidaksemme muita palveluitamme sinulle. Sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin (katso tämän Selosteen jakso 7).

3. Palvelun kehittäminen, tietoturva ja sisäinen raportointi

Käsittelemme henkilötietoja myös huolehtiaksemme jäsenpalveluiden tietoturvasta, jäsenpalvelun laadun parantamiseksi sekä jäsenpalveluiden kehittämiseksi. Käytämme verkkosivumme käytön yhteydessä kerättyjä tietoja sivun ylläpitämiseksi ja virheekorjaustilanteissa. Voimme myös koostaa henkilötietojen perusteella sisäisiä raportteja luottamushenkilöiden käyttöön toimintamme asianmukaista johtamista varten. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme varmistaa jäsenpalveluiden ja verkkosivumme asianmukainen tietoturva sekä saada riittävät ja asianmukaiset tiedot jäsenpalveluiden kehittämiseen ja toimintamme johtamiseen.

4. Lakien noudattaminen

Voimme käsitellä henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi esim. koskien kirjanpitoa tai toteuttaaksemme viranomaisten (esim. veroviranomainen) lakiin perustuvat tietopyynnöt.

5. Muut tarkoitukset, joihin olet suostunut

Käsittelemme henkilötietojasi myös muihin tarkoituksiin, mikäli olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn.

Käsittelemme lomakkeilla kerättyjä henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

1. Palautelomakkeella ilmoitetut tiedot, joita käytetään ainoastaan palautteen vastaamiseen, palveluiden tuottamiseen ja toiminnan kehittämiseen. Mikäli palautteen lähettäjä haluaa viestiinsä vastauksen, tulee lähettäjän ilmoittaa vastauksessaan sähköpostiosoitteensa. Lomakkeen lähettämiä tunnistetietoja ei välitetä Artikla ry:n hallitukselle.

2. Tilaus- ja varauslomakkeilla kerättyjä tietoja käytämme ainoastaan lomakkeen mukaisten palveluiden tuottamiseen ja lomakkeella esitettyjen kysymysten vastaamiseen.

3. Muiden lomakkeiden, kuten mahdollisten ilmoittautumislomakkeiden osalta rekisteriin tallennetaan ainoastaan tapahtuman, tilaisuuden tai kurssin järjestämisessä oleellisesti tarvittavat tiedot.

Rekisterin tiedot perustuvat ainoastaan lomakkeen lähettäjän täyttämiin lomakkeisiin ja niissä annettuihin tietoihin. Lomakkeen lähettäessään lähettäjä antaa suostumuksen tietojensa rekisteröintiin.

4. Henkilötietojen siirrot ja luovutukset

Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille:
• lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, kuten toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttaminen taikka tietojen luovuttaminen oikeudenkäyntimenettelyä varten;
• kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti. Huolehdimme aina henkilötietojesi asianmukaisesta käsittelystä;
• kun arvioimme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi;
• Suomen Lakimiesliitolle, kun meidän jäseneksi liittyessäsi liityt automaattisesti myös Lakimiesliiton jäseneksi. Lakimiesliiton tietosuojaselosteen jäsenille löydät täältä: https://www.lakimiesliitto.fi/liitto/tietosuojaseloste/;
• sinun suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee, esimerkiksi yhteistyökumppaneillemme jäsenetujen tarjoamista varten.

5. Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Voimme siirtää henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle silloin, kun toimeksiantoa hoitava yhteistyökumppanimme on sijoittautunut näiden alueiden ulkopuolelle. Näissä tapauksissa huolehdimme asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi sovellettavan tietosuojalainsäädännön, kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016), mukaisesti.

6. Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Henkilötietoja säilytetään jäsensuhteen ajan. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös jäsensuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Esimerkiksi, jäsensuhteen päättymisen jälkeen säilytämme tyypillisesti henkilötietoja, jotka ovat tarpeen vaatimuksiin tai kanteisiin vastaamiseksi voimassaolevien vanhentumisaikaa koskevien säännösten mukaisesti. Voimme myös esimerkiksi säilyttää henkilötietoja tarpeellisilta osin noudattaaksemme antamaasi suoramarkkinointikieltoa.

Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

7. Sinun oikeutesi

Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi. Voit milloin tahansa myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Sinulla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.

Sinulla on sovellettavan lain mukaisesti tietyissä tapauksissa oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot järjestelmästä toiseen eli oikeus saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle.

Käsitellessämme henkilötietojasi suostumuksen perusteella sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön meille osoitteeseen puheenjohtaja@artikla.fi.
Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus kääntyä asiassa tietosuojavaltuutetun puoleen. Löydät tietosuojavaltuutetun yhteystiedot tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta.

8. Tietoturva

Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Esimerkkinä mainittakoon, että henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä luottamustehtävänsä hoitamiseksi.

Huomaa, että tarkoituksenmukaisetkaan toimienpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.

9. Selosteen muuttaminen

Meillä on oikeus muuttaa tätä Selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme www.artikla.fi, josta löydät myös viimeisimmän version tästä Selosteesta. Nykyinen seloste on päivitetty 18.1.2021.

10. Ota yhteyttä

Voit kysyä tästä Selosteesta tai tarkempia tietoja henkilötietojesi käsittelystä ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen puheenjohtaja@artikla.fi.