Tietosuojaseloste

Tämä Tietosuojaseloste (jäljempänä ”Seloste”) kertoo, kuinka Oikeustieteen ylioppilaiden yhdistys Artikla ry kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja valmennuskurssipalvelujen, asiakassuhteen hoitamisen ja verkkosivun www.artikla.fi yhteydessä.

1. Rekisterinpitäjä

Sovellettavan tietosuojalain mukainen rekisterinpitäjä on Oikeustieteen ylioppilaiden yhdistys Artikla ry (jäljempänä ”Artikla”). Artikla vastaa siitä, että henkilötietojasi käsitellään tätä Selostetta ja soveltuvia tietosuojalakeja noudattaen.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:
Oikeustieteen ylioppilaiden yhdistys Artikla ry
Y-tunnus: 0415888-4
Postiosoite: PL 5, 96301 Rovaniemi
Käyntiosoite: Yliopistonkatu 8, 96300 Rovaniemi

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa:
Hallituksen puheenjohtaja Jenna Yli-Arvo
Postiosoite: PL 5, 96301 Rovaniemi
Sähköposti: puheenjohtaja@artikla.fi

2. Henkilötietojen kerääminen

Henkilötietojasi voidaan kerätä eri tavoin. Pääsääntöisesti keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka
• olet antanut meille, kun olet yhteydessä meihin tai asioit kanssamme, esimerkiksi kun ilmoittaudut ja osallistut valmennuskurssille;
• syntyvät verkkosivulla vierailun yhteydessä; ja
• saadaan muista lähteistä, soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa, kun olet hyväksynyt tietojesi luovuttamisen meille.

Sinun ei ole pakko antaa meille henkilötietojasi, mutta mikäli päätät näin, emme mahdollisesti pysty tarjoamaan palveluitamme sinulle.

Keräämme ja käsittelemme esimerkiksi seuraavia henkilötietoryhmiä:
• perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot (sähköpostiosoite, postiosoite ja puhelinnumero) sekä asiointikieli;
• asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten asiakassuhteen alkamispäivä, maksuseuranta;
• asiakasyhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto sekä rekisteröityjen oikeuksia koskevat kirjaukset;
• verkkosivumme käytön yhteydessä kerätyt tiedot, esim. IP-osoite ja lokitiedot.
• muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamasi suostumuksen perusteella.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen toimintamme harjoittamista ja asiakassuhteen hoitamista varten.

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

1) Asiakassuhteen hoitaminen ja valmennuskurssipalvelun toteuttaminen

Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti asiakassuhteen hoitamista ja valmennuskurssipalvelun toteuttamista varten. Henkilötietojen käsittely perustuu sinun ja meidän väliseen asiakassuhteeseen (sopimus).

2) Markkinointi

Voimme olla sinuun yhteydessä kertoaksemme sinulle asiakaseduista ja tarjotaksemme sinulle asiakkuuteen liittyviä palveluita. Voimme käsitellä sinun henkilötietojasi myös markkinointitutkimuksia ja asiakaskyselyitä varten. Henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme tarjota tietoa osana palvelua ja markkinoidaksemme muita palveluitamme sinulle. Sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin (katso tämän Selosteen jakso 7).

3) Palvelun kehittäminen, tietoturva ja sisäinen raportointi

Käsittelemme henkilötietoja myös huolehtiaksemme valmennuskurssipalveluiden tietoturvasta, asiakaspalvelun laadun parantamiseksi sekä valmennuskurssipalveluiden kehittämiseksi. Käytämme verkkosivumme käytön yhteydessä kerättyjä tietoja sivun ylläpitämiseksi ja virheekorjaustilanteissa. Voimme myös koostaa henkilötietojen perusteella sisäisiä raportteja luottamushenkilöiden käyttöön toimintamme asianmukaista johtamista varten. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme varmistaa valmennuskurssipalveluiden ja verkkosivumme asianmukainen tietoturva sekä saada riittävät ja asianmukaiset tiedot valmennuskurssipalveluiden kehittämiseen ja toimintamme johtamiseen.

4) Lakien noudattaminen

Voimme käsitellä henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi esim. koskien kirjanpitoa tai toteuttaaksemme viranomaisten (esim. veroviranomainen) lakiin perustuvat tietopyynnöt.

5) Muut tarkoitukset, joihin olet suostunut

Käsittelemme henkilötietojasi myös muihin tarkoituksiin, mikäli olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn.

4. Henkilötietojen siirrot ja luovutukset

Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille:
• lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, kuten toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttaminen taikka tietojen luovuttaminen oikeudenkäyntimenettelyä varten;
• kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti. Huolehdimme aina henkilötietojesi asianmukaisesta käsittelystä;
• kun arvioimme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi;
• sinun suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee, esimerkiksi yhteistyökumppaneillemme asiakasetujen tarjoamista varten.

5. Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Voimme siirtää henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle silloin, kun toimeksiantoa hoitava yhteistyökumppanimme on sijoittautunut näiden alueiden ulkopuolelle. Näissä tapauksissa huolehdimme asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi sovellettavan tietosuojalainsäädännön, kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016), mukaisesti. Mikäli yhteistyökumppanimme siirtää henkilötietoja Yhdysvaltoihin palvelun tuottamisen yhteydessä, henkilötietojen asianmukaiset suojatoimet on toteutettu siten, että palveluntarjoaja on sitoutunut Yhdysvaltojen ja EU:n väliseen ns. Privacy Shield -järjestelyyn tai käytämme EU:n komission hyväksymiä tietosuojan mallisopimuslausekkeita. Lue Privacy Shield järjestelystä täältä.

6. Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen ajan. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Esimerkiksi, asiakassuhteen päättymisen jälkeen säilytämme tyypillisesti henkilötietoja, jotka ovat tarpeen vaatimuksiin tai kanteisiin vastaamiseksi voimassaolevien vanhentumisaikaa koskevien säännösten mukaisesti. Voimme myös esimerkiksi säilyttää henkilötietoja tarpeellisilta osin noudattaaksemme antamaasi suoramarkkinointikieltoa.

Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

7. Sinun oikeutesi

Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi. Voit milloin tahansa myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Sinulla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.

Sinulla on sovellettavan lain mukaisesti tietyissä tapauksissa oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot järjestelmästä toiseen eli oikeus saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle.

Käsitellessämme henkilötietojasi suostumuksen perusteella sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön meille osoitteeseen puheenjohtaja@artikla.fi.
Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus kääntyä asiassa tietosuojavaltuutetun puoleen. Löydät tietosuojavaltuutetun yhteystiedot tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta.

8. Tietoturva

Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Esimerkkinä mainittakoon, että henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä luottamustehtävänsä hoitamiseksi.

Huomaa, että tarkoituksenmukaisetkaan toimienpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.

9. Selosteen muuttaminen

Meillä on oikeus muuttaa tätä Selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme www.artikla.fi, josta löydät myös viimeisimmän version tästä Selosteesta.

10. Ota yhteyttä

Voit kysyä tästä Selosteesta tai tarkempia tietoja henkilötietojesi käsittelystä ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen puheenjohtaja@artikla.fi.