Tietosuojaseloste työntekijöille ja luottamushenkilöille

Tämä tietosuojaseloste (jäljempänä ”Seloste”) kertoo, kuinka Artikla kerää, käsittelee ja luovuttaa työntekijöiden ja luottamushenkilöiden henkilötietoja työsuhteen tai luottamustehtävän perusteella. Tämä Seloste koskee tarvittaessa myös ulkopuolisia työntekijöitä.

1. REKISTERINPITÄJÄ
Sovellettavan tietosuojalain mukainen rekisterinpitäjä on Oikeustieteen ylioppilaiden yhdistys Artikla ry (jäljempänä ”Artikla”, ”me” ”meitä” tai ”meidän”). Artikla vastaa siitä, että henkilötietojasi käsitellään tätä Selostetta ja soveltuvia tietosuojalakeja noudattaen.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:
Oikeustieteen ylioppilaiden yhdistys Artikla ry
Y-tunnus: 0415888-4
Osoite: PL 5, 96301 Rovaniemi

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa:
Hallituksen puheenjohtaja Emilia Haapalainen
Osoite: PL 5, 96301 Rovaniemi
Sähköposti: puheenjohtaja@artikla.fi

2. HENKILÖTIETOJEN KERÄÄMINEN
Henkilötietojasi voidaan kerätä eri tavoin. Pääsääntöisesti keräämme henkilötietoja suoraan sinulta. Soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa voimme kerätä henkilötietoja myös muista lähteistä, kuten kuten julkisista tietokannoista.
Työsuhteeseen ja luottamustehtävään liittyvät sopimukselliset sekä lakiin perustuvat oikeudet ja velvollisuudet edellyttävät, että keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, kuten esimerkiksi:

-perushenkilötiedot, esim. nimi, kotiosoite, sähköpostiosoite,
puhelinnumero, syntymäaika ja –paikka, henkilötunnus, sukupuoli ja
kansallisuus;

-työhön liittyvät hallinnolliset tiedot, esim. työntekijän henkilönumero
ja käyttäjätunnus, työsähköposti, -puhelinnumero ja -osoite, valokuva;

-työsuhdetta ja pätevyyttä koskevat tiedot, esim. tehtäväkuvaus,
ammattinimike, työhistoria Artiklassa, työsuhteen aloitus- ja
päättymispäivä, suoritetut ja meneillään olevat koulutukset,
asiointikieli ja tarvittaessa soveltuvuuskokeita koskevat tiedot;

-aikaisempaa työsuhdetta koskevat tiedot, esim. aikaisemmat työnantajat,
päivämäärät ja tehtävät;

-palkkalaskennan tiedot, esim. palkka, etuudet, pankkitilitiedot, veroprosentti, ja tarvittaessa ammattiliitto ja kirkon jäsenyys;

-lomat, läsnäolo- ja poissaolotiedot, esim. työtunnit, läsnä- ja poissaolot, vuosilomat ja perhevapaat;

-terveystiedot, esim. tiedot sairaslomista, lääkärintodistukset ja päihdetestien tulokset;

-työssä suoriutumista ja ammatillista kehitystä koskevat tiedot, esim. arviointitiedot, yksilökohtaiset tavoitteet ja kurinpitoasiat;

-päivittäisten toimintojen ja liiketoiminnan harjoittamisen yhteydessä kerätyt tiedot, esim. työasemaympäristön ja IT-järjestelmien käytön yhteydessä syntyvät tiedot ja tietoliikenneverkkojen ja viestintävälineiden käytön yhteydessä syntyvät tiedot;

-hätäyhteystiedot, esim. nimi, osoite ja puhelinnumero.

Kuten edellä on mainittu, voimme käsitellä terveyteen, ammattiliiton ja kirkon jäsenyyteen liittyviä arkaluontoisia tietoja, mikäli se on tarpeen työsuhteen tai luottamustehtävän sopimuksellisten tai lakiin perustuvien oikeuksien tai velvollisuuksien hoitamiseksi lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa.

Voimme työsuhteen tai luottamustehtävän keston aikana käsitellä myös muita vapaaehtoisesti annettuja henkilötietoja. Voit luovuttaa myös muita henkilötietojasi, mutta sitä ei vaadita työsuhdetta tai luottamustehtävää varten.

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE
Käsittelemme henkilötietoja henkilöstöhallinnon ja työsuhdeasioiden hoitamiseksi sekä noudattaaksemme niihin liittyviä sopimuksellisia tai lakiin perustuvia oikeuksia ja velvollisuuksia, kuten

-työehtojen määrittäminen

-palkkojen, etuuksien, korvausten ja palkkioiden määrittäminen ja maksaminen;

-työterveydenhuollon järjestäminen tai muiden työsuhteen kannalta tarvittavien palveluiden hankkiminen, esim. matkajärjestelyt;

-työtuntien ja poissaolojen seuraaminen;

-urakehityksen ja työsuoritusten seuraaminen ja hallinta;

-asianmukaisen työasemaympäristön järjestäminen, tarjoaminen ja ylläpitäminen, muun muassa viestintävälinein ja IT-järjestelmin; ja

-työsuhteeseen tai luottamustehtävään soveltuvien lakien noudattaminen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on sinun ja Artiklan välinen työsopimus tai luottamustehtävä sekä oikeudelliset velvoitteet, joita Artikla on työnantajana tai palkkion maksajana velvollinen noudattamaan.
Käsittelemme henkilötietoja varmistaaksemme myös tietoliikenneverkkojen ja IT-järjestelmien turvallisuuden, estääksemme luvattoman pääsyn tiloihimme ja lisätäksemme henkilökuntamme turvallisuutta. Tällaisissa tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme, jotta voimme varmistaa järjestelmiemme ja tilojemme asianmukaisen tietoturvatason.
Tietyissä olosuhteissa ja sovellettavien lakien mukaisesti, voimme käsitellä henkilötietojasi myös muihin tarkoituksiin, joihin olet suostunut.

4. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT JA LUOVUTUKSET
Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille:

-lain sallimassa ja vaatimassa laajuudessa, kuten veroviranomaisille, vakuutusyhtiöille, eläkelaitoksille, työterveyslaitoksille, ammattiliitoille, työsuojeluviranomaisille sekä muille vastaaville viranomaisille;

-kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti (esim. ulkoistetut palkkalaskenta- ja kirjanpitopalvelut). Huolehdimme aina henkilötietojesi asianmukaisesta käsittelystä;

-kun hankimme palveluita tarjotaksemme sinulle asianmukaisen työasemaympäristön ja -välineet (esim. puhelinliittymät) tai muita työsuhteen kannalta välttämättömiä palveluita (esim. matka- ja lentovaraukset);

-kun uskomme, että henkilötietojen luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi; ja

-sinun suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee.

5. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT EU:N TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLLE
Voimme siirtää henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle silloin, kun toimeksiantoa hoitava yhteistyökumppanimme on sijoittautunut näiden alueiden ulkopuolelle. Näissä tapauksissa huolehdimme asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi sovellettavan tietosuojalainsäädännön, kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016), mukaisesti.

6. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN
Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Henkilötietojasi säilytetään työsuhteesi tai luottamustehtäväsi keston ajan.

Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös työsuhteen tai luottamustehtävän päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa.

Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

7. SINUN OIKEUTESI
Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi. Voit milloin tahansa myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Sinulla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.

Sinulla on sovellettavan lain mukaisesti tietyissä tapauksissa oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot järjestelmästä toiseen eli oikeus saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle.

Käsitellessämme henkilötietojasi suostumuksen perusteella sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön meille osoitteeseen puheenjohtaja@artikla.fi.

Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus kääntyä asiassa tietosuojavaltuutetun puoleen. Löydät tietosuojavaltuutetun yhteystiedot tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: http://www.tietosuoja.fi/fi/index.html.

8. TIETOTURVA
Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Esimerkkinä mainittakoon, että henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi.

Huomaa, että tarkoituksenmukaisetkaan toimienpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.

9. SELOSTEEN MUUTTAMINEN
Meillä on oikeus muuttaa tätä Selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle nettisivuillamme www.artikla.fi, josta löydät myös viimeisimmän version tästä Selosteesta.

10. OTA YHTEYTTÄ
Voit kysyä tästä Selosteesta tai tarkempia tietoja henkilötietojesi käsittelystä ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen puheenjohtaja@artikla.fi.